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구글 앱스의 효율성을 높이는 방법

Posted by 게임하는사장님
2018.01.16 14:07 IT인터넷/구글의 모든것

구글 앱스의 효율성을 높이는 방법


구글에서는 지메일을 통한 개인용 서비스와 구글 앱스를 통한 업무용 서비스를 제공하고 있다. 구글 앱스에서는 메일, 캘린더, 채팅, 문서도구 등에 접속하는 것을 제한하거나 공유하는 관리자가 공유설정을 할 수 있다. 


특히 구글 앱스에서는 보안을 강화하기 위해 사용자의 메일을 사용자의 컴퓨터용 메일 소프트웨어를 통해 열람할 수 없게 하고 도메인 외부의 사용자와는 문서를 공유하지 못하게도 할 수 있어 정보 누설을 방지하는 기능이 있다.

 

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구글 앱스의 공유기능으로 보안과 공동작업의 효율성을 높이는 방법


1. 기업내부의 문서가 외부로 유출되더라도 외부인들이 열람할 수 없도록 할 수 있다.


기업 내부의 문서를 외부로 유출할 경우에 발생하는 문제는 심각하다. 이런 경우를 대비해서 구글 앱스를 통해 도메인 내부에서만 열람하게 하거나 특정인만 열람하게 할 수 있다. 문서도구 공유시 도메인 및 특정인을 지정하면 바로 사용할 수 있다.


2. 메일 소프트웨어에서 열람하지 못하게 할 수 있다.


아웃룩을 통해 메일 내용이 외부로 유출되는 경우가 발생할 수 있으므로 이것을 방지하기 위해 메일의 설정에서 IMAP사용안함을 체크한다.


3. 구글 채팅을 통해 공동 작업의 효율성을 높인다.


구글 앱스에서 제공하는 텍스트 채팅, 음성 채팅, 화상채팅을 통해 문서작성 시 의문점등을 바로 해결할 수 있다. 지메일의 경우와는 달리 내부인들과 대화할 수 있다. 구글앱스 관리자는 대시보드 페이지의 서비스 설정에서 외부 사용자와의 채팅설정을 할 수 있어 보안에 민감한 경우에는 도움이 된다.



4. 서류 공유로 작업 효율을 높인다.


일반적으로 문서를 작성하여 메일로 서류를 첨부하고 담당자에게 메일로 보내면, 담당자들은 서류내용을 컴토한 후에 메일을 처리한다. 그러나 수정의 단계가 많아지면 이야기는 달라진다. 예를들어 메일을 보낸 사람이 10명이고 수정한 횟수가 5번이라면 서류가 복사되고 수정되는 과정에서 메일처리하는 담당자는 실수를 할 수 있으며 시간또한 많이 걸린다. 그러나 문서도구를 사용하면 하나의 서류를 공동으로 첨삭, 수정할 수 있어 실수도 적을 뿐더러 보안에 대해 안심할 수 있다.


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