리더십 및 의사소통/직장생활 꿀팁(신입편)

시간은 없고 해야 할일은 많을 때 직장 노하우공개

26분전 2017. 11. 12. 21:03
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당장 처리해야 할 일은 산더미 같은데, 시간은 모자라 막막하기만 했던 경험이

누구나 한번쯤은 있을 것이다.

그렇다고 일을 미룰수도, 안할수도 없고, 또 대충대충 끝낼수도 없다.

이처럼 일은 많은데 시간이 턱없이 모자란다면 아침에 좀더 일찍 출근하거나,

꼭 참석할 필요가 없는 회의나 모임일정을 취소하고 그 시간을 활용하는 수 밖에 없다.

그럼 과연 이러한 시간을 효율적으로 활용하려면 어떻게 해야 할까?

 

먼저 작업의 경중을 결정한다.

 

우선 주어진 모든 업무를 살펴보고 중요한 것만 가려내야 한다.

따라서 이 시간에는 다른 잡무 때문에 방해받는 일이 없어야 한다.

그러한 일들은 나중에 처리해도 늦지 않기 때문이다.

아울러 모든 업무를 체계화해야 한다. 업무를 체계화 한다는 것은 당장 처리해야 할

중요한 업무를 제외한 나머지를 가려내는 것을 의미하는데, 이 작업을 할 때는

가차없이 철저하게 해야한다. 그렇지 않으면 아무의미가 없기 때문이다.

 

 

 

1. 중요하지 않은 것은 모두 버린다.

 

어떤 것이든 아주 중요한 것이 아니면 모두 버린다. 물론 각종 서류나 문서도 여기에 해당된다.

중요하지 않은 것들을 버리지 않고도 잘 해낼 자신이 있다면 버리지 않아도 상관없다.

 

2. 'No'라고 말할 수 있어야 한다.

 

꼭 참석하지 않아도 되는 회의나 약속, 각종 요청에 관한 리스트를 만들어 정중하게 거절하는

이메일 또는 메세지를 보낸다. 이렇게 하면 쓸데없이 긴 대화에 휩쓸리지 않을 수 있고,

또 이런 방법으로 더 많은 시간을 확보하게 되면 일을 하는 데 보다 많은 시간을 할애할 수 있다.

아울러 이에 대해 팀원들에게 미리 알려준다면, 약속을 취소함으로써 생기는 문제를

좀더 줄일 수 있다. 말하자면 스케줄을 미리미리 점검하여 취소할 것은 취소해 두어야 한다는

것이다.

 

3. 팀원들과 일을 분담한다.

 

팀원들과 일을 분담하면 같은 시간에 더 많은 일을 할 수 있다.

 

 

중요한 일을 효율적으로 처리한다.

 

이제 당신에게는 꼭필요한 업무만 남아 있을 텐데, 남아 있는 일들을 효율적으로

처리하려면 어떻게 해야 할까?

 

1. 일의 우선순위를 매긴다.

 

가장 중요한 점은 일의 우선순위를 매기는 것이다. 즉, 남아있는 업무들을

일의 중요도에 따라 다시 체계화하고, 중요하고도 급한 업무가 있으면 그것부터 먼저

처리하는 것이다. 만약 급하지는 않더라도 매우 중요한 일이라면 그 일부터 처리해야 한다.

 

2. 업무 스케줄을 작성한다.

 

수첩에 업무 스케줄을 적은 다음 철저하게 시간을 지킨다.

따라서 그러한 스케줄에 방해되는 요소들은 모두 제거해야 하며, 만약 어떤 업무를 처리하는 데

한 시간밖에 여유가 없다면 그 시간을 넘기지 말아야 한다.

 

3. 자신만의 규칙을 만든다.

 

가령 '하루의 업무를 다 끝내기 전에는 퇴근하지 않느다'는 규칙을 고려할 수 있다.

스케줄을 짤 때는 늦어도 저녁 7시에는 퇴근하는 것으로 하되, 일을 마무리하기 전에는

퇴근하지 않는 것이다. 이런 방법으로 하다보면 어붐에 뒤처지는 일은 줄어들게 된다.

 

4. 중요하지 않은 일은 고려하지 않는다.

 

수첩에 어떤 업무에 대한 계획을 적었으면 이것은 당신이 그 시간에 다른 업무에 시간을 할애할

여력이 없음을 의미한다. 따라서 중요하지도 않은 일들로 수첩을 채우지 않도록 한다.

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